海運(yùn)貨運(yùn)代理出口業(yè)務(wù)是從承攬和接受貨物開始，安排貨物裝船，運(yùn)至國外目的地，并將貨物送交收貨人的過程。
1、海運(yùn)貨運(yùn)代理出口業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)
(1)攬貨
在競爭激烈的貨代業(yè)務(wù)中，大多數(shù)貨代以廣告、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等來爭取更多的貨源，也有用降低運(yùn)費(fèi)或以不同名目的回扣、暗扣等手段來爭取貨源。大的貨運(yùn)代理與班輪公司和發(fā)貨人之間都有臨時的或長期的代理協(xié)議，這樣既可以保證班輪公司的利益，又可以保證貨物能及時運(yùn)出。
(2)訂艙
一般是發(fā)貨人預(yù)先向船公司或貨運(yùn)代理申報計劃，在規(guī)定的時間內(nèi)向船公司或貨運(yùn)代理遞交具體的訂艙單。
(3)裝船前的準(zhǔn)備工作
在通常情況下，根據(jù)訂艙委托，船公司在指定的時間內(nèi)將指定船舶開抵指定港口受載。-在船舶到港之前，貨運(yùn)代理必須做好下列裝船準(zhǔn)備工作。
①將所有訂艙托運(yùn)單按不同港口分別編出提單號，寫上船名，并根據(jù)訂艙托運(yùn)單上的內(nèi)容編制成配船清單，并制出清潔提單。
②將訂艙托運(yùn)單連同提單一起交船務(wù)代理簽單，以便船務(wù)代理及時繕制出貨清單，畫出積載圖草圖。
③貨運(yùn)代理應(yīng)在裝船之前或船舶到港之前將所有貨物齊集港口，以便船只到港后能及時裝運(yùn)。
④貨運(yùn)代理應(yīng)在裝船前憑全套報關(guān)單據(jù)(包括報關(guān)單、出庫單或裝箱單及所需官方證明，如許可證、商檢證、免疫證等)，向海關(guān)申報，海關(guān)審核無誤后方可裝船。
⑤到港船舶必須適合貨物裝運(yùn)，特殊情況下應(yīng)申請商檢部門對船舶進(jìn)行檢查，并出具適合裝運(yùn)的證明。
(4)裝運(yùn)
貨運(yùn)代理在裝船時應(yīng)派人做好裝船現(xiàn)場監(jiān)裝工作，做好現(xiàn)場記錄，掌握進(jìn)度，及時處理意外事故，以便維護(hù)貨主方利益，保證裝船質(zhì)量。
(5)船舶離港后的善后工作
船舶離港后，貨運(yùn)代理應(yīng)做好如下善后工作。
①發(fā)送提單。貨運(yùn)代理憑大副收據(jù)到船代理處換取清潔提單，并及時將提單送交發(fā)貨人，以保證及時結(jié)匯。
②處理退關(guān)、短裝、漏裝貨物。如果貨物沒有及時發(fā)送或因單證不齊不能報關(guān)，則需辦理退關(guān)。在可以分批的情況下，部分貨物已裝船，另外部分貨物因缺貨或因破損等原因沒能裝上船，稱為短裝；在不可分批或用集裝箱運(yùn)輸情況下，整批貨物或整箱貨物未能裝上船，稱為漏裝。
船舶離港后，貨運(yùn)代理應(yīng)及時開出退關(guān)、短裝通知書給發(fā)貨人，以便發(fā)貨人及時處理。需再出運(yùn)的貨物，發(fā)貨人應(yīng)重新補(bǔ)辦托單訂艙；漏裝貨物應(yīng)安排最早的航次補(bǔ)出。
③拍發(fā)起運(yùn)電報。船舶離港后應(yīng)立即向收貨人發(fā)出離港電報。電報內(nèi)容包括信用證號或合同號、毛重、凈重、金額、品名、船名、裝期、起航日等，以便收貨人做好提貨準(zhǔn)備。
④做好航次小結(jié)。貨運(yùn)代理應(yīng)在船舶離港后及時做出航次小結(jié)，以備存查。
海運(yùn)貨運(yùn)代理出口貨物單證主要包括商業(yè)單證和官方證明。商業(yè)單證主要是指國內(nèi)運(yùn)輸單據(jù)和結(jié)匯單據(jù)；官方證明主要指出口許可證、商檢證、危險品包裝鑒定使用證書。
1)商業(yè)單證
商業(yè)單證主要指托運(yùn)單、出口貨物明細(xì)單、出口貨物報關(guān)單、提單等。如果是集裝箱運(yùn)輸，在出口運(yùn)輸業(yè)務(wù)過程中還要使用裝箱單、設(shè)備交接單、碼頭收據(jù)等。
出口貨物明細(xì)單也叫“分析單”，是發(fā)貨人根據(jù)信用證或合同制作的一種單據(jù)，有固定格式。出口貨物報關(guān)單是出口企業(yè)向海關(guān)申請出口，海關(guān)憑證放行的一種重要單據(jù)。出口貨物報關(guān)單由海關(guān)統(tǒng)一印制。出口公司或貨運(yùn)代理對報關(guān)單上所有項(xiàng)目都要認(rèn)真、正確無誤地填寫，各項(xiàng)內(nèi)容必須與實(shí)際貨物及交驗(yàn)的單證一致，即單(報關(guān)單)、貨(實(shí)際貨物)、證(證明文件)三者相符。出口貨物報關(guān)單格式見海關(guān)總署發(fā)布的《中華人民共和國海關(guān)進(jìn)出口貨物報關(guān)單》式樣。
2）官方證明
（1）出口許可證
出口許可證是國家批準(zhǔn)某些商品出口的證明文件。各出口單位在出口前必須分商品品種向商務(wù)部、商務(wù)部駐口岸特派員辦事處和各省、市、自治區(qū)、計劃單列市的經(jīng)貿(mào)廳（委、局）申領(lǐng)出口許可證。凡屬于實(shí)施許可證管理范圍的出口商品，在出口報關(guān)時必須附有出口許可證，否則海關(guān)不會接受其報關(guān)。
（2）商檢書
商品檢驗(yàn)書是商檢機(jī)構(gòu)簽發(fā)的證明商品檢驗(yàn)結(jié)果的書面文件。在國際貿(mào)易中，商品檢驗(yàn)證明書的作用是作為議付貨款的一種單據(jù)，如果檢驗(yàn)證明中所列項(xiàng)目或檢驗(yàn)結(jié)果的信用證中規(guī)定不符，有關(guān)銀行可以拒絕議付貨款，作為證明交貨的品質(zhì)、數(shù)量、包裝及衛(wèi)生條件等是否符合合同規(guī)定的，依雙方可以憑此作為索賠或理賠的依據(jù)。我國商品檢驗(yàn)部門對進(jìn)出口商品出具的檢驗(yàn)一律稱為“檢驗(yàn)證書”。